Leonel G. Nogueira Jr, da Global TI

Reduza custos e ganhe eficiência por meio da 

gestão de processos

* Leonel G. Nogueira Jr

Ao contrário do que muitos pensam, gerenciamento de processos é uma metodologia eficaz para ser utilizada em momentos de crise, porque essa é a hora certa para ter certeza de que os processos são eficientes, o que, certamente, resultará em uma melhoria nos custos operacionais.

E isso se aplica em qualquer segmento, seja na indústria, em serviços, logística, etc. Mas o gerenciamento dos processos de negócios em longo prazo exige dedicação do gestor, que terá de estudar, identificar, alterar e monitorar os processos para garantir que funcionem perfeitamente. Só assim entenderá o que pode ser melhorado ao longo do tempo.

Nessa reorganização, o workflow é uma peça-chave porque diminui o tempo de execução de várias tarefas, cria normas internas, procedimentos e, por meio de um sistema eficiente, torna o ambiente corporativo colaborativo.

Assim, será possível compartilhar documentos, imagens e planilhas entre vários departamentos, mas com as devidas autorizações de acesso e edição de conteúdo.

E também automatizar atividades críticas como o processo de validação de

venda (com alertas para as pessoas envolvidas), por exemplo. Por meio do workflow é possível ainda programar todas as verificações, incluindo notificações, envio de informações importantes para o andamento da venda e as solicitações de aprovações necessárias para o cumprimento dos prazos.

Dessa maneira, haverá a garantia de que todo o processo foi enviado aos responsáveis e validado. Ao visualizar o workflow, há a possibilidade de

verificar se existe algum problema no processo e onde está ocorrendo.

Na prática, isso quer dizer que as pessoas que usavam várias horas diárias fazendo isso, serão direcionadas a outras atividades estratégicas em suas respectivas áreas de negócios. Se o seu ambiente corporativo não é colaborativo, será preciso pedir para a TI as permissões de acesso.

Isso é a profissionalização dos processos, automatização de tarefas e, como consequência, a redução drástica da papelada, com as autorizações feitas diretamente no sistema, e aumento na lucratividade.

É uma nova realidade de colaboração entre departamentos, que poderão consultar as Notas Fiscais no ambiente corporativo e enviar as informações para as áreas/pessoas necessárias para dar fluxo nos processos. Entre outras várias possibilidades.

Melhorar os processos existentes, em vez de criar outros – que podem consumir várias horas e enormes fatias do seu orçamento, é uma decisão estratégica arrojada.

Tenha em mente que workflow é mais do que simplesmente mover as coisas de A para B para C para D, pois permite que as tarefas sejam realizadas em paralelo, economizando tempo e aumentando a produtividade.

* Leonel G. Nogueira Jr é CEO da Global TI

www.globalti.com.br